Caso de éxito Consultoría Estratégica de Operaciones Resultae Sector mobiliario de oficina
El Reto de la Consultoría Estratégica
En esta ocasión el desafío para RESULTAE lo servía una PYME fabricante de muebles de oficina. Un nuevo caso de éxito Consultoría Estratégica de Operaciones
Se trata de aprender e implantar el concepto de mini fábricas inspirado en el concepto de Unidades de Trabajo (UT’s) para mejorar la eficiencia de la compañía.
Nuestra empresa cliente había conseguido ser, en pocos años, líder en el sector del mueble de oficina a nivel nacional, con una clara vocación internacional. Su modelo de negocio se basaba en ofrecer la máxima calidad y diseño en el producto, en el servicio al cliente y unos precios competitivos.
La dirección de la empresa trasladó a RESULTAE sus inquietudes. Aunque “los resultados eran buenos, podían ser mejores”, nos explicaron. La competencia se acercaba, y por ello, consideraban necesario un cambio organizacional para ser más flexibles y más competitivos en el mercado.
Nuestros clientes se habían dado cuenta de la importancia de promover la implicación de los empleados, su identificación con la empresa y con los objetivos perseguidos y veían necesario dotarlos de cierta autonomía para que se pudieran cumplir las premisas anteriores. Desarrollar el sentido de propiedad, responsabilidad y trabajo en equipo eran algunas de las líneas a explotar.
Por otra parte, y aunque la compañía hacía gala de una excelente atención al cliente, RESULTAE se percató de que en ocasiones los procesos resultaban largos y dificultosos, por ello era necesario buscar la facilidad en las comunicaciones y reforzar las relaciones con los proveedores.
Las Soluciones
Después de que la dirección de la empresa consultara con RESULTAE, nos adentramos en un proceso de análisis de la situación. Repensamos la empresa: su organización, su distribución en planta, su dinámica de funcionamiento…
En el proceso encontramos el compromiso del equipo directivo con las mejoras y ellos se sintieron completamente arropados por nosotros e informados de cada una de nuestras acciones.
Definimos un marco de trabajo para que los empleados, a través de la creación de equipos de trabajo, se comprometieran con la empresa y se sintieran protagonistas de sus éxitos y fracasos.
Propusimos una formación integral de la plantilla en las herramientas necesarias para el desarrollo de las Unidades de Trabajo UT’s antes de realizar su lanzamiento y establecimos el calendario de las reuniones de trabajo previas, que pilotamos.
Dado que buscábamos la extensión del conocimiento a todas las áreas de la empresa, el uso del talento de todos para resolver problemas, la promoción de la creatividad y la asunción de metas y resultados comunes, resultaba imprescindible aclarar la organización mínima. Establecer claramente los objetivos, reglas de convivencia, el papel del líder… Y, por supuesto, era necesario propiciar el marco para desarrollar las competencias esenciales.
Asesoramos a nuestro cliente en el establecimiento de los planes de mejora, el impulso del aprendizaje horizontal y la difusión del conocimiento y de la innovación en la empresa. También fortalecimos el departamento de comunicación interna como herramienta de información en la compañía.
Además, le ayudamos en la búsqueda de indicadores de progreso y cumplimentación de la documentación de las Unidades de Trabajo UT’s.
Los Resultados
Tras un año de trabajo conseguimos implantar 5 UT’s. Cada una de ellas era responsable de sus objetivos, aprovechando el potencial de los trabajadores y el tiempo destinado a los procesos.
Se redujeron notablemente las no conformidades dado que, producto de las reformas aplicadas, mejoró la calidad interna de la empresa.
Se implantaron indicadores de OEE, calidad, coste, plazo y recursos humanos. Así como un sistema de estandarización de los hábitos de orden y limpieza basados en las «5S» dirigido a mejorar la productividad del taller y el almacén.
Además, se incrementó la participación de los empleados, utilizando el talento de todos en la resolución de los problemas y promoviendo la creatividad. De hecho, durante este primer año de funcionamiento de las mini fábricas los trabajadores plantearon 217 ideas de mejora.
También
A lo largo del año se organizaron un total de 95. En ellas el uso correcto de los tiempos fue clave, en este sentido, se estableció una media de una hora por reunión.
Igualmente aumentó la capacidad para identificar problemas y resolverlos, y se disminuyó el tiempo de reacción para atajarlos. Como ejemplo, durante el primer año de vida de las UT’s se identificaron 375 incidentes menores, de los cuales se resolvieron 352.
“Nos hemos dado cuenta de la importancia del sentido de grupo, del valor de la comunicación interna, la necesidad de usar el talento de toda la plantilla, de promocionar su creatividad… porque así hemos conseguido que nuestras metas, aspiraciones y resultados sean cosa de todos, sean comunes”, explican desde la dirección de la compañía.
Actualmente, y dado los resultados satisfactorios de las medidas implantadas, los directivos de nuestra empresa cliente esperan seguir ampliando el grado de autonomía de las mini fábricas hasta convertirlas en Unidades Autogestionadas al 100%.
