Lean Office

Caso de éxito Lean Office

Hoy vamos a contaros un caso de resultae Lean office en procesos administrativos ¿ cómo transformar una empresa del sector servicios?

¿Cuál es el objetivo de Lean Office?

Las herramientas Lean Office se enfocan en eliminar sistemáticamente el desperdicio o aquello que no agrega valor. Al igual que con los procesos de producción, la metodología Lean Office busca optimizar los servicios y procesos administrativos para que estén en sintonía con lo que realmente valora el cliente.

¿Quién es nuestro cliente?

Nuestro cliente pertenece al sector de servicios y buscaba mejorar sus procesos administrativos para reducir los tiempos de entrega al cliente y, con ello, potenciar su competitividad. ¿Su solución? Implementar la metodología Lean Office.

¿Cómo lo hicimos?

El despliegue de esta metodología se llevó a cabo con un piloto en una de las áreas de la empresa, con la participación de todo el personal. Los pasos seguidos fueron los siguientes:

• Definición del proyecto y establecimiento de objetivos junto con el equipo directivo para obtener su compromiso desde el principio. Esto resultó fundamental para cambiar la cultura organizativa hacia el trabajo en equipo, la eliminación sistemática de ineficiencias y la rápida adaptación a los cambios en las necesidades de los clientes.
• Formación y capacitación del personal en los principios y herramientas Lean para que pudieran participar activamente en la implementación y sostenibilidad de las mejoras.
• Análisis de los procesos de trabajo para identificar ineficiencias y establecer un plan de acciones de mejora.
• Introducción de un sistema de gestión operativa diaria y visual para verificar los estándares periódicamente y supervisar y mejorar los procesos de manera regular, con la participación de responsables y trabajadores.
• Implementación de las 5S con el objetivo de establecer una disciplina de trabajo estándar y mejorar la organización, el orden y la limpieza.
• Realización de talleres de mejora y resolución de problemas para identificar y eliminar las causas fundamentales de las ineficiencias detectadas en la fase de análisis.

¿Cuál fue el punto de partida Lean Office?

• Falta de indicadores para gestionar el día a día
• Ausencia de un plan de acciones para la mejora
• Falta de estandarización en los procesos

¿En qué lo transformamos?

• Definición de indicadores con responsables y objetivos
• Creación de un plan de acciones de mejora, con responsables y plazos
• Implementación de un sistema de seguimiento semanal de indicadores y acciones
• Estandarización de los procesos operativos y de los puestos de trabajo

¿Cuáles fueron los resultados del Proceso Lean Office?

• Se redujo el espacio de almacenamiento en un 25%
• Se disminuyó el tiempo de entrega al cliente en promedio un 15%
• Se redujo el espacio de trabajo ocupado en un 18%

Resultae consiguió eliminar el 90% de las interrupciones en el flujo de trabajo. Contacta con nosotros si quiéres saber todo lo que podemos hacer por tu empresa.