La mejora continua para la transformación lean. En lean la comunicación es lo más importante. Y nosotros pensamos que en la mejora continua para la transformación lean en una empresa lo más importante para dirigir tu equipo son tres cosas, comunicar, comunicar y comunicar. La comunicación lean consiste en dar a la otra persona la información que necesita para tomar una buena decisión, con un mínimo de tiempo y esfuerzo. Los secretos para que lleguemos a las personas del equipo son tres:
1.- Agregar valor, dejando al destinatario en una mejor situación de la que estaba antes de hablar con nosotros.
2.- Ser breve, porque la capacidad de atención es corta y la memoria de trabajo limitada.
3.- Ser claro, transmitir ideas útiles que se puedan poner en práctica de inmediato.
Entonces en las famosas TOPS (Equipos Orientados a la Solución de Problemas) en una transformación lean, ¿Cómo dirigir con éxito una reunión lean? ¿Quién debe asistir? ¿Cuánto tiempo tiene que durar? ¿Con qué frecuencia se tiene que hacer? ¿Qué temas se tienen que tratar?
Quien debe asistir a una reunión TOPS en planta
Una reunión TOPS en planta es para las personas que trabajan en planta. Obvio. Por nuestra experiencia, el número ideal para este tipo de reuniones es de 5 a 10 personas, y además de los operarios y el encargado, es bueno que asistan los departamentos de logística, mantenimiento, compras y otras áreas que pudieran estar involucradas. Cuidado con el tiempo. No podemos tener 9 reuniones cada día, porque si no el personal de apoyo no haría otra cosa. Una estrategia habitual es que el personal de soporte acuda sólo a una reunión a la semana o al mes, dependiendo de la empresa.
¿Con qué frecuencia, cuánto tiempo y cuándo debería tener una reunión en planta?
Tenemos que hacer una reunión en planta cada día de 5 minutos. Si tenemos turnos, debemos hacer una reunión en el cambio de turno, y la reunión debe durar 5 minutos, 10 como mucho. No más para no provocar improductividades.
Otra cosa a tener en cuenta es empezar las reuniones de abajo a arriba para transmitir la información desde el Gemba hacia arriba.
Cómo llevar a cabo una reunión en planta
La reunión en planta tiene pocos puntos a tratar. Lo primero es comprobar la asistencia. A continuación, echamos un vistazo a los indicadores clave del día anterior para comprobar su evolución. Hablamos de la seguridad, calidad y costes y plazos de entrega. Si hemos tenido algún accidente, debemos comentarlo para evitar que vuelva a ocurrir. Cuando hay un problema importante, lo mejor es una reunión diferente ya que la reunión de planta es demasiado corta para un análisis detallado.
Otro bloque es el análisis de los problemas actuales y los puntos de mejora. Por ejemplo, que salió mal ayer, el avance de la lista de mejoras… como la reunión es rápida, no hay tiempo para discusiones y la atención se debe centrar en transmitir la información.
Un tercer bloque puede ser el de la información organizativa y actualizaciones varias.
Errores en las reuniones TOPS
Probablemente, el error más común es el permitir que la reunión se convierta en un grupo de discusiones. Se discuten pros y contras o peor aún, se buscan culpables y no se dan soluciones, se acaba el tiempo y no ganamos nada. Al día siguiente se repite la misma historia y, no se avanza.
Otro problema el opuesto, la falta de participación de los empleados. El jefe habla y los demás escuchan. Para evitar estas situaciones, lo mejor es asignar cada parte de la reunión a una persona. Un trabajador, la asistencia; otro, los KPIs, y así sucesivamente. Así, liberamos al encargado, aumentamos la participación de los trabajadores, y mejoramos el tiempo del supervisor para tutorizar a su equipo. Al mismo tiempo, es bueno que los propios trabajadores salgan un poco del guion de la reunión saltándose la plantilla que les hemos diseñado con anterioridad para que se ajusten a las necesidades reales del equipo.
Otro error es relajar los horarios de las reuniones. Hay empresas donde esto se cumple a rajatabla y otras donde es imposible cumplir con el horario de reuniones. Tenemos que tratar de que esto pase, las reuniones empiezan y terminar a su hora y la duración debe cumplirse. Muchas veces los trabajadores siguen el ejemplo de sus directivos, y si no se lidera con el ejemplo, es complicado revertir este tipo de situaciones.
Las reuniones en planta son muy útiles para gestionar la empresa, ya que los intercambios de información dan mucha agilidad y fluidez. No te lo pienses más.
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