En el día a día de una pyme industrial, la información se convierte en un activo tan valioso como la maquinaria o el capital humano. Sin embargo, muchas empresas siguen trabajando con datos dispersos en hojas de cálculo, correos electrónicos y sistemas aislados.
El resultado acaba siendo decisiones basadas en intuiciones, falta de control y pérdida de oportunidades.
El sistema de información empresarial es la respuesta a este problema. Se trata de una herramienta estratégica diseñada para captar, transformar y comunicar datos de manera estructurada, facilitando una gestión más eficiente y una visión clara del negocio.
No se trata de un lujo reservado a las grandes corporaciones, sino de una necesidad para cualquier pyme que busque crecer de manera sostenible.
¿Qué es un sistema de información empresarial?
Un sistema de información empresarial es el soporte tecnológico y metodológico que permite recoger, procesar y difundir datos dentro de una organización. Es la base que convierte la información en conocimiento útil para dirigir la empresa.
Estos sistemas no se limitan al software: incluyen también los procesos, los equipos humanos y las normas que regulan el flujo de información. Bien diseñados, son capaces de responder preguntas clave como:
- ¿Qué clientes son más rentables?
- ¿Dónde se generan más desperdicios en la producción?
- ¿Qué áreas de la empresa necesitan más recursos?
En esencia, permiten pasar del “creo que” al “sé que”, gracias a la gestión de datos fiables.
Tipos de sistema de información empresarial
Aunque cada organización tiene sus particularidades, podemos diferenciar tres grandes tipos de sistemas de información:
Sistema operativo
Recoge y procesa datos del día a día: facturación, compras, inventarios o fichajes de personal. Su función es asegurar que la operativa básica funciona sin fricciones.
Sistema táctico
Se centra en el control y seguimiento de los procesos. Genera informes periódicos, cuadros de mando e indicadores que ayudan a los mandos intermedios a evaluar resultados y tomar decisiones de corto plazo.
Sistema estratégico
Está orientado a la dirección. Permite anticipar escenarios, hacer simulaciones y apoyar la definición de la estrategia empresarial. Un ejemplo claro son los sistemas de Business Intelligence (BI), que combinan datos de distintas áreas para ofrecer una visión global.
¿Qué obtenemos con el sistema de información empresarial?
Tu sistema de información empresarial es el soporte para el proceso básico de captación, transformación y comunicación de la información.
Toma decisiones con datos y empieza a mejorar tu empresa:
- Gestionar, evaluar y mejorar sistemas de información basados en tecnologías de la información y las telecomunicaciones.
- Analizar las necesidades de tu organización y diseñar los procesos y sistemas de información apropiados, utilizando para ello los métodos, herramientas y normativas adecuadas.
- Mejorar los procesos de información.
- Desarrollar herramientas para la mejora de la productividad y mejora continua.
- Planificar y optimizar recursos.
Beneficios de un sistema de información empresarial
Un buen sistema de información empresarial permite gestionar, evaluar y mejorar los sistemas basados en tecnologías de la información y las telecomunicaciones. Esto significa integrar las distintas herramientas digitales de la empresa en una sola plataforma coherente, donde los datos fluyen sin duplicidades y con trazabilidad completa.
Otro aspecto clave es analizar las necesidades de la organización y diseñar procesos y sistemas de información apropiados. No todas las pymes requieren el mismo tipo de solución: algunas necesitan un control exhaustivo de la producción, otras priorizan la relación con clientes y proveedores. Diseñar a medida, utilizando los métodos y normativas adecuadas, asegura que el sistema sea útil y escalable.
Además, es esencial mejorar los procesos de información. Esto implica reducir los cuellos de botella en el flujo de datos, garantizar que la información llegue a la persona correcta en el momento preciso y apoyarse en soluciones tecnológicas que eviten errores humanos. Grandes compañías como Mercadona ya están invirtiendo cientos de millones en planes de excelencia digital para reforzar estos procesos.
También resulta fundamental desarrollar herramientas para la mejora de la productividad y la mejora continua. Los sistemas de información no solo almacenan datos, sino que permiten generar indicadores de rendimiento, cuadros de mando y alertas que ayudan a identificar problemas y optimizar la gestión diaria.
Por último, un sistema bien implantado ayuda a planificar y optimizar recursos. Gracias a la visibilidad sobre inventarios, personal y procesos, la empresa puede asignar mejor sus capacidades, anticipar necesidades y evitar costes innecesarios. La planificación deja de ser reactiva para convertirse en una ventaja competitiva.
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Cómo lo ejecutamos
La primera fase es la fase del ANÁLISIS. validación del análisis de los requerimientos expresados por el cliente.
La segunda fase es la de la ESTRUCTURA. Este segundo hito constituiría la instalación de la plataforma.
La tercera fase constituye la fase de DISEÑO. Esta fase se concreta en la adaptación de todo lo que se refiere a la estructura de la base de datos, del diseño de los documentos de extracción u outputs, del diseño e implementación de los tratamientos que automaticen los procesos en la base de datos (ajustes, cálculo de indicadores, conversiones, etc.), diseño de los documentos de entrada de información, también llamado dossier, y paquetes de captura.
Preguntas frecuentes sobre el sistema de información empresarial
¿Qué diferencia hay entre un sistema de información empresarial y un ERP?
Un ERP es un tipo de sistema de información, centrado en integrar las funciones clave de la empresa. Pero existen otros sistemas más analíticos (BI) o más operativos (control de producción).
¿Cuánto cuesta implantar un sistema de información empresarial?
Depende del tamaño de la empresa y de la complejidad de los procesos. No obstante, los costes suelen amortizarse rápido gracias a la reducción de errores y a la optimización de recursos.
¿Cuánto tiempo tarda en implantarse un sistema de información empresarial?
Varía según la envergadura, pero una pyme puede tener un sistema básico funcionando en pocos meses.
¿Cómo se evita la resistencia del equipo?
La clave está en la formación y en mostrar resultados rápidos. Cuando el equipo ve que el sistema le ahorra tiempo, la adopción es más natural.
¿Cómo se mantiene actualizado el sistema de información empresarial?
Con revisiones periódicas, ajustes en los indicadores y actualización tecnológica. Un buen sistema debe ser flexible y crecer junto con la empresa.
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