Diseño y descripción de funciones
Diseña las funciones. Con la descripción de funciones se aclara dónde empiezan y terminan cada una de ellas.
Establece el marco de actuación y las responsabilidades de cada miembro de la estructura para desarrollar tu estrategia organizativa con una descripción de funciones óptima.
Beneficios de la Descripción de funciones
- Disponer de la estructura organizativa adecuada para enfocar los recursos hacia la estrategia de la empresa.
- Aclarar la coordinación entre departamentos, áreas y funciones y definir criterios para la toma de decisiones.
- Sentar las bases para determinar objetivos y evaluar el desempeño.
Cómo se ejecuta la Consultoría de organización y personas
- Definiendo funciones y objetivos de cada puesto en la empresa.
- Definiendo la estructura organizativa mejor para agrupar los recursos en torno a la estrategia de la empresa.
- Diseñando cada función, definiendo resultados a conseguir y responsabilidades.
- Identificando las competencias necesarias para un desempeño óptimo de la función.
- Determinando las relaciones entre las funciones, siempre con un enfoque participativo del equipo.
Cada empresa es única y por eso hay que poner el foco en la organización empresarial y las personas. Pon el foco en las personas y gana más del 20% de productividad. Aborda la transformación de tu equipo con un enfoque estratégico e innovador.
En un entorno de cambios: la clave es conseguir una ventaja competitiva sostenible.
Las personas aceptan, impulsan y sostienen las transformaciones para conseguir resultados.
El éxito depende de la capacidad para ejecutar la estrategia.
La importancia de definir funciones claras
Una descripción de funciones bien diseñada no es un documento burocrático. Es una herramienta estratégica que evita solapamientos, reduce conflictos internos y asegura que cada persona entienda qué se espera de ella. Cuando los roles están claros, el tiempo se invierte en crear valor y no en resolver malentendidos.
Además, definir funciones permite alinear el talento con los objetivos de la organización. Un organigrama no es solo un dibujo: es la representación de cómo fluye la información, cómo se toman decisiones y cómo se mide el éxito.
El vínculo entre funciones y productividad
La productividad no depende solo de máquinas, procesos o tecnología. Depende, sobre todo, de que las personas sepan qué hacer, cómo hacerlo y con qué responsabilidad. Estudios de Resultae muestran que una empresa que implanta descripciones de funciones claras puede mejorar más de un 20% su productividad en apenas seis meses. Cuando cada puesto tiene asociadas metas, indicadores y competencias, la evaluación del desempeño deja de ser subjetiva. El trabajo se mide en base a resultados y no a percepciones.
Errores habituales al no contar con descripciones de funciones
Muchas pymes industriales trabajan con estructuras heredadas: personas que “siempre han hecho lo mismo”, áreas poco definidas y responsabilidades difusas. Esto genera tres problemas habituales:
- Duplicidad de tareas: Dos personas hacen lo mismo sin saberlo. Esto provoca pérdida de eficiencia y costes innecesarios.
- Zonas grises: Nadie asume ciertas responsabilidades críticas. Estas lagunas generan retrasos y bloquean la toma de decisiones.
- Desgaste del equipo: La falta de claridad provoca conflictos y reduce la motivación. Además, aumenta la rotación y disminuye el compromiso.
Corregirlo empieza por un proceso de consultoría que identifique qué funciones son necesarias y cómo deben ejecutarse.
El enfoque Resultae: organización participativa
En Resultae no diseñamos las funciones desde un despacho. Lo hacemos de forma participativa, implicando al equipo. Esto no solo genera más compromiso, sino que asegura que la descripción se ajusta a la realidad del día a día en planta. El resultado es una estructura organizativa flexible, capaz de adaptarse al cambio y con personas que saben exactamente cómo contribuir a la estrategia empresarial.
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Casos de éxito relacionados
- Sector Alimentación: Implantamos un sistema de roles claros en el área de producción y logística que permitió reducir en un 14% el inventario en planta y aumentar un 20% la productividad en seis meses.
- Sector Metal: Definir funciones y responsabilidades en mandos intermedios permitió a una fábrica superar el 85% de productividad estable en todos sus turnos.
- Sector Bebidas: El rediseño del organigrama y la definición de funciones fue clave para pasar de una rentabilidad del 1% sobre ventas a un BAI del 6%.
Preguntas frecuentes sobre la descripción de funciones
¿Por qué es necesario definir funciones si ya tenemos un organigrama?
El organigrama solo muestra jerarquías. La descripción de funciones detalla tareas, responsabilidades y criterios de desempeño. Además, aporta claridad y transparencia que fortalecen la confianza del equipo.
¿Cómo impacta la descripción de funciones en la productividad?
Al eliminar solapamientos y aclarar responsabilidades, los equipos trabajan con más foco y menos desperdicio de tiempo. También se optimiza el uso de recursos y se mejora la coordinación entre áreas.
¿Cada cuánto tiempo debe revisarse la descripción de funciones?
Al menos una vez al año o cuando la estrategia de la empresa cambie significativamente. De esta manera se garantiza que el documento no quede obsoleto y siga alineado con la realidad.
¿Qué pasa si los trabajadores no aceptan los cambios?
La clave está en el enfoque participativo: cuando el equipo colabora en definir sus funciones, la aceptación es mucho mayor. Además, fomenta un sentido de pertenencia que facilita la implementación.
¿Se aplica igual en empresas familiares que en grandes corporaciones?
Sí, aunque con matices. En las pymes familiares es aún más importante para profesionalizar la gestión y evitar conflictos internos. En grandes corporaciones, sirve para mantener la coherencia entre múltiples niveles jerárquicos.
¿Es lo mismo una descripción de funciones que una evaluación de desempeño?
No. La primera define expectativas, la segunda mide resultados. Sin funciones claras, la evaluación carece de base objetiva. Con ambas herramientas integradas, se obtiene un sistema de gestión mucho más justo y eficaz.
