La mayoría de las empresas emplea muchísimo tiempo en sus reuniones, lo que representa una inversión importante de tiempo, dinero y recursos. Nuestra experiencia nos dice que conducirlas con eficacia supone el 50% del reto que implica organizarla. Por eso es tan importante cómo organizar una reunión de trabajo. ¿Cuántas veces hemos tenido que preparar en cinco minutos una reunión que conocíamos hace varias semanas? ¿Quién no ha tenido que buscar entre cientos de correos y notas los apuntes de la última reunión para informar sobre las acciones que ya se han llevado a cabo y las que aún no?
No nos engañemos. Una reunión es un proceso donde varias personas se juntan para hacer algo con un fin común. En la práctica, resulta muy complicado determinar el tiempo que una persona, un departamento o la empresa debe emplear en reuniones. Todo depende del tipo de trabajo que se está llevando a cabo. En cambio, sí que es posible determinar si es realmente necesario reunirse o si se han conseguido los objetivos marcados. Por ello, es importante utilizar el tiempo de acuerdo con los objetivos prefijados y no desperdiciarlo en discusiones superfluas, maniobras políticas, cotilleos o discusiones por intereses personales.
El tiempo es oro, así que te detallamos cómo organizar una reunión de trabajo
- Cuando organices una reunión, envía un orden del día claro y conciso a los participantes, indicando los objetivos que se persiguen, la hora de inicio y fin.
- Reserva tiempo en tu agenda, tanto para la reunión en sí como prepararla.
- Convierte las convocatorias en una tarea, para poder archivarlas en su base de decisión.
- Después de la reunión, circula los mails con el acta y los acordados. Así puedes manejar o poner en práctica lo que se ha decidido rápidamente.
- Convierte las acciones en tareas y pon fecha a todo.
- Evalúa la necesidad de hacer reuniones periódicas. ¿Sigue siendo una buena idea hacerlas o han dejado de ser útiles y ya no hacen falta?.
- No incluyas a más participantes de los necesarios, y asegúrate de que las personas clave sí están y participan. Piensa también que puede que no sea necesario que todos los asistentes estén presentes durante todo el tiempo que dura la reunión.
Organiza la reunión
- Envía la convocatoria con suficiente antelación e incluye toda la información importante: el propósito de la reunión, la hora de inicio y fin, el lugar, cómo llegar por si alguien viene de fuera, y cualquier otra información práctica.
- Incluye el orden del día y lista de participantes.
- Comunica a los asistentes qué se espera de ellos y el tipo de preparación que requieren. Los recursos humanos son tiempo y dinero.
Antes de la reunión
Antes de comenzar, recuerda que la preparación es la clave para que la reunión sea realmente útil.
- Establece el objetivo y los asuntos a tratar.
- Qué decisiones deberán tomarse.
- Qué debería conseguirse. Los recursos humanos son clave.
Finaliza este paso asegurándote de que todos conocen de antemano qué se espera de la reunión y qué papel desempeñarán.
Participantes
Asegúrate de que asisten las personas adecuadas, es decir, los miembros del equipo que necesitan ser informados o consultados y los que han de tomar decisiones.
Además, conviene asignar un moderador o facilitador que guíe la reunión, controle los tiempos y evite desviaciones innecesarias, garantizando que todos los participantes aprovechen al máximo el encuentro.
Orden del día
Comienza este paso recordando que el orden del día es la brújula que guiará la reunión.
- Prepara un orden del día con un resumen claro, breve y preciso de los asuntos a tratar.
- Incluye toda la información importante.
- Sé realista. No incluyas más temas de los que realmente se puedan abordar en el tiempo de la reunión.
- Estandariza el orden del día con el mismo esquema de trabajo cuando las reuniones sean periódicas.
Cierra este apartado verificando que todos los puntos están alineados con los objetivos generales de la empresa y que no se ha dejado nada crítico fuera.
Después de la reunión
Cuando acabes, pon en marcha un plan de acción donde esté claro qué debe hacerse, quién lo va a hacer y la fecha límite. Evita afirmaciones poco definidas. En los días posteriores, haz un seguimiento regular para asegurar que se llevan a cabo todas las decisiones tomadas. Sólo quedará entonces cumplir los plazos acordados y con el nivel de calidad exigido.
Ah, y recuerda, la próxima vez que acudas a una reunión analiza si funcionó de forma satisfactoria. Si no tienes un plan organizado, puede resultar una pérdida de tiempo.
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Consejos adicionales para reuniones efectivas
- Define la duración máxima. Una reunión de 30 minutos puede ser más productiva que otra de dos horas si está bien estructurada.
- Usa herramientas de apoyo. Tableros visuales, presentaciones o software colaborativo ayudan a mantener el foco.
- Haz pausas si es necesario. En reuniones largas, 5 minutos de descanso evitan la dispersión.
- Cierra siempre con un resumen. Repasa los acuerdos y los responsables para que nadie salga con dudas.
Tipos de reuniones y su enfoque
- Reuniones de seguimiento: breves, regulares y enfocadas en revisar tareas.
- Reuniones estratégicas: requieren más preparación y menor frecuencia.
- Reuniones de emergencia: se centran en resolver un problema concreto, sin dispersarse.
Saber diferenciar el tipo de reunión permite asignar mejor los recursos y evitar que todo se convierta en “otra reunión más”.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la duración ideal de una reunión de trabajo?
Depende del objetivo, pero la mayoría debería durar entre 30 y 60 minutos. Una reunión más larga debe justificarse con temas estratégicos que requieran mayor profundidad.
¿Es necesario siempre hacer un acta de reunión?
Sí, aunque sea breve. El acta asegura que todos recuerdan los acuerdos y evita malentendidos. Además, sirve como registro histórico que facilita el seguimiento en reuniones posteriores.
¿Qué hacer si en la reunión hay demasiadas interrupciones?
El moderador debe redirigir la conversación hacia los puntos del orden del día y posponer temas secundarios. También puede establecer reglas básicas al inicio para mantener la concentración.
¿Cuántas personas deberían asistir?
Las mínimas posibles. Lo ideal es que solo estén quienes toman decisiones o aportan información clave. Incluir a demasiadas personas suele dispersar el foco y ralentizar las decisiones.
¿Cómo motivar a los asistentes?
Definiendo claramente el propósito, mostrando cómo les afecta y garantizando que su tiempo se aprovecha bien. Involucrarlos en la toma de decisiones aumenta su compromiso y participación activa.
Organizar una reunión de trabajo eficaz no es un lujo, es una necesidad. Las empresas que gestionan bien su tiempo en reuniones logran decisiones más rápidas, equipos más comprometidos y una mayor rentabilidad. Una reunión no debería ser un trámite ni una pérdida de horas, sino una inversión con retorno.
